编纂经过

乾隆四十五年（1780年）由多罗质郡王永瑢、多罗仪郡王永璇、武英殿大学士阿桂等人领衔奉敕编撰；四十八年（1783年）十月初稿成书六十三卷进呈。

惟乾隆帝认为不尽理想，「复念历朝官制典籍俱存，宜备溯源流、明其利弊，庶前规可鉴，法戒益昭」，敕命四库全书馆总纂官纪昀等人续纂，「考证排次，辑缀是编」，五十四年（1789年）成书七十二卷进呈钦定。

《钦定历代职官表》仿照《唐六典》，以清朝官制为主轴纲领，其下分列三代至明朝之历代官制建置，援引渊博文献以考证沿革、比较异同，每个官署部门或官职各列出一表，并将清代职官所设名称、员额、品级、职掌记明于各表标题之下。其他官职如古代有而清代所无，或曾经建置而后世废除，都采纳而另附于篇后，以供读者参考审订。凡机关首长、次官、僚属俱全列出，以明纲纪；其兼任、无正任官职而所职掌重要，如军机处之类也另编专表，以崇职守；八旗及新疆封爵官秩，是前代所未有，并详列考证，以表明清代之创建优越处。

纪昀等编者在续纂序中记编书目的：各朝代的政治派系势力若大致能相互维持平衡则政权稳定，权力有所偏重则统治权必转移，因此由一时代之官制优缺点，可以知悉朝政之兴衰。自《史记》、《汉书》始，史书中编有将相及百官公卿列表，其后如《唐书》之〈宰相表〉、《宋史》之〈宰辅表〉、《明史》 之〈内阁七卿表〉皆类似。但是这类〈表〉所记仅任免年月，与官制解说无关，且都是断代史书，不相连贯，查询检索颇为困难；其他如孙逢吉所作《职官分纪》考证抄录详实，但该书专注于词藻，无助于实际政治。因此，《钦定历代职官表》自订定凡例时便一切听由乾隆帝裁示，务求做到「包括古今、贯串始末、旁行斜上、援古证今、经纬分明，参稽详密」。成书之后，「上下数千年分职率属之制，元元本本，罔弗具焉」，起到「百尔臣工，各明厥职，用以顾名而思义，亦益当知所儆勖矣」之功能。

黄编本

道光二十五年（1845年），湖南沅州府黔阳县教谕黄本骥将官修七十二卷版本删除释文、仅保留原有表格六十七篇以及清朝官制之简略说明，节编成六卷，名为《历代职官表》。然黄编本职官表未增订乾隆四十五年以后的官职添设、裁并情形，也未修正官本中的错处。

参与编修人员

《钦定历代职官表》卷首〈办理历代职官表诸臣职名〉详列姓名与官衔。

• 正总裁：永瑢、永璇、永瑆、阿桂、英廉、嵇璜、和珅、福隆安

• 副总裁：梁国治、曹文埴、彭元瑞、王杰、金简、董诰、陆费墀、沈初

• 续纂：纪昀、陆锡熊、孙士毅

• 总校：陆费墀

• 提调：德昌、百龄、范鏊、蒋谢庭

• 纂修：冯集梧、鲍之锺、顾宗泰、沈叔埏、周有声、柴模、吴树萱、张经田、范澐

• 收掌：约宗武、兆显、赫伦泰、朝乐

格式

• 四部类目：史部，职官类/政书类，官制之属，通制。

• 现存版本：乾隆四十五年武英殿刊本、乾隆间写文渊阁四库全书本、光绪八年上海黄氏刊本。

• 卷数：七十三卷（定稿，含卷首一卷）、六卷（上海黄氏刊本）。

• 册数：三十六册。

• 装订：线装。

• 版面：文渊阁四库全书本每页面八行，每行二十一字。行格四周双乌丝栏，板心白口、单鱼尾，中缝上记「钦定四库全书」，中记「钦定历代职官表」及页次、左为卷次。